Rôle principal

Le chef d’équipe a pour mission de superviser et d’organiser le travail d’une équipe en pleine expansion (actuellement composée de 6 à 7 personnes), tout en participant activement aux activités quotidiennes du service. Il anticipe les évolutions à venir en adaptant les processus de travail et en accompagnant son équipe dans la conduite du changement.

Il doit également savoir trouver un équilibre entre les exigences administratives, la gestion de la relation avec une clientèle externe et les enjeux sociaux qui en découlent.

Tâches principales

· Gérer et développer les membres de l’équipe dont il est responsable : organiser, encadrer, former, motiver, gérer les conflits

· Gérer, suivre et conseiller les demandes des clients externes

· Travailler en étroite collaboration avec des services transversaux afin de maintenir l’état de nos logements

· Participer activement à la sélection des futurs bénéficiaires de nos logements sur base des critères de sélection établis

· Faire respecter, développer et optimiser les processus et procédures du service en termes de contenu et aussi vers davantage de digitalisation

· Veiller à l’élaboration des contrats avec nos futurs bénéficiaires

· Veiller à ce que l’ensemble de l’équipe maintiennent une qualité de communication (orale et écrite) approprié avec les clients, même en situation de stress

· Le cas échéant, prendre le relais de ses collaborateurs pour prendre en main personnellement la gestion de certains conflits

· Selon les besoins opérationnels de la Société, le salarié peut se voir confier l'exécution de toute autre fonction compatible avec ses aptitudes professionnelles

Tâches supplémentaires

· Soutenir les membres de ses équipes dans la communication avec les instances administratives et les interlocuteurs internes / externes

· Participer à des évènements ponctuels, par exemple la Semaine nationale du logement

· Participer à des formations sur l’évolution du métier et sur l’évolution de la législation luxembourgeoise

Compétences techniques

· Bonnes capacités relationnelles

· Facilité à communiquer et à s’exprimer dans un langage clair, avec des messages efficaces et compréhensibles

· Etre doté d’un bon sens de l’organisation et de la gestion des priorités

· Être organisé, réactif et savoir gérer plusieurs tâches à la fois

· Capacité à assimiler rapidement un cadre juridique et réglementaire spécifique et à le transformer en procédures et pratiques opérationnelles claires et efficaces pour l’équipe

· Bonne connaissance de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)

Compétences managériales et sociales

· Faire preuve d’exemplarité et s’impliquer activement dans l’apprentissage des spécificités du métier aux côtés de ses collaborateurs

· Expérience avérée dans la gestion d’une équipe en charge de tâches administratives et en contact direct avec les clients

· Connaissance du réseau administratif et social du Grand-Duché

· Rigueur et organisation

· Capacité de travail en équipe et en autonomie

· Confidentialité et discrétion

· Collaboration et coopération interservices pour atteindre un objectif commun

· Capacité de diagnostiquer une situation et de trouver rapidement une solution précise

· Faire preuve d’adaptabilité et de flexibilité

Formation & Expérience

· Formation supérieure en secrétariat (Bac+2) et/ou expérience dans cette fonction

· Expérience confirmée d’au moins 5 ans dans le domaine administratif comprenant une dimension d’encadrement d’équipe

· Toute formation sur la gestion du stress et des conflits clients en considérée comme un atout