Afin de renforcer notre équipe du Secrétariat Technique, nous recherchons 1 Secrétaire trilingue expérimenté qui supervisera une équipe de secrétaires techniques et de réceptionnistes.

Tâches principales

• En collaboration avec sa hiérarchie, organiser le travail du Secrétariat technique et de la Réception : répartition des tâches, mise en place d’une polyvalence au sein de l’équipe pour les tâches récurrentes (lettres d’adjudication, raccordements, etc.)
• Elaborer des courriers complexes à l’attention des administrations et/ou entreprises sur base des éléments fournis par les clients internes
• Développer et mettre en place des procédures de travail
• Être force de proposition pour ce qui est de l’optimisation du travail et de l’amélioration continue
• Gérer et développer les collaborateurs dont il est responsable : encadrer, former, motiver, gérer les conflits
• Être l’interlocuteur privilégié des clients internes : comprendre leurs besoins, convenir des délais, donner du feedback quant à l’avancement du travail si nécessaire
• Rendre sa hiérarchie attentive aux éventuels obstacles ou problèmes rencontrés pouvant avoir un impact sur les opérations de l’entreprise (retards, manque d’informations, prix non respectés, etc.)
• Participer à l’organisation des réunions à la demande de la Direction
• Assurer le back-up du Secrétariat de direction
• Rapporter à ses supérieurs hiérarchiques toutes les informations, doutes, questions nécessaires
• Selon les besoins opérationnels de la Société, le salarié peut se voir confier l'exécution de toute autre fonction compatible avec ses aptitudes professionnelles.

Tâches supplémentaires

• Soutient les membres de ses équipes dans la communication avec les instances administratives, les entreprises et les interlocuteurs internes
• Guide et conseille les membres de ses équipes dans l’avancement de leurs tâches
• Contribue à la gestion et au suivi du planning des projets gérés au sein de l’équipe

Compétences techniques 

• Expérience avérée dans le domaine du secrétariat
• Compétences avérées en matière de gestion de projets (planification, contrôle, communication, etc.)
• Compétences dans la gestion d’une équipe
• Connaissance ou capacité à intégrer et à s’adapter aux systèmes et standards internes à la SNHBM
• Connaissances approfondies des différents corps de métier intervenant dans les projets

Compétences managériales & sociales 

• Se montre responsable de son travail et de celui de son équipe
• Montrer l’exemple
• Fournir les explications nécessaires et encourage ses collaborateurs dans le cadre de la gestion du changement
• Communiquer de façon claire, positive et assertive envers les interlocuteurs
• Être doté d’une bonne aisance relationnelle afin de développer et entretenir des relations de travail saines tant en interne qu’en externe
• Sait formuler du feedback constructif aux membres de son équipe et à ses interlocuteurs
• Dispose d’une expérience avérée en matière de gestion d’une équipe
• Affiche un goût prononcé pour le travail en équipe
• Est animé par la volonté de transmission d’expérience
• A la capacité à anticiper et à gérer des conflits
• Est proactif et fait preuve d’initiatives

Formation & Expérience 

•  Formation supérieure en secrétariat (Bac+2) et/ou expérience dans cette fonction
• Connaissance de l’ensemble des phases d’un projet
• Min. 5-8 ans d’expérience dans le métier