Chargé de mission accueil et secrétariat (m/f/n) - CDI - 100% @ Fondation Lëtzebuerger Kannerduerf

Mission :

Le chargé de mission accueil et secrétariat assure la coordination et l'organisation de l'accueil physique et téléphonique ainsi que la supervision des activités de secrétariat, afin de garantir un service efficace, fluide et de qualité auprès des bénéficiaires, partenaires, clients, fournisseurs et équipes internes.

Activités principales :

En lien avec notre valeur « Responsabilité » :

• Encadrer et soutenir l’équipe du service « accueil et secrétariat » ;

• Organiser et assurer la présence physique à l’accueil en continu et du backoffice (gestion des plannings, remplacements…) et organiser la répartition des tâches du service ;

• Mettre en place et suivre les procédures administratives internes ;

• Accueillir, orienter et informer les visiteurs, usagers, partenaires, etc. ;

• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants ;

• Assurer un appui dans les tâches de secrétariat : rédaction, mise en forme et envoi de documents (courriers, comptes rendus, rapports) ; gestion des salles de réunions, clefs, stock, flotte automobile, ... ;

• Réceptionner, filtrer et distribuer les courriers entrants (courriers papiers ou emails) et les dispatcher vers les bons destinataires ; gérer le courrier sortant (affranchir le courrier, suivi factures, ...).

En lien avec notre valeur « Confiance » :

• Veiller à la qualité de l’accueil et au respect de la confidentialité ;

• Tenir un registre de visiteurs et assurer le contrôle des personnes qui se rendent sur le site ;

• Assurer la gestion, l’accompagnement et l’encadrement des collaborateurs du service ;

• Favoriser un climat de confiance et de collaboration au sein de son service en partageant de manière transparente les informations pour garantir une bonne coordination et compréhension partagée des objectifs et en encourageant une communication ouverte et constructive ;

• Garantir une communication transparente avec la Direction et les services internes et servir de relai d’informations entre les différents services.

En lien avec nos valeurs « Engagement et courage »:

• Piloter l’activité au quotidien à travers le suivi d’indicateurs de performance (KPI) et de qualité et collaborer à la mise en place d’actions correctives si nécessaire ; participer à la mise en place de procédures ; participer à l’optimisation des processus de travail pour améliorer l’efficacité et la qualité du service ; 

• Participer à différents projets au sein de la Fondation et aux autres activités en cas de besoin.

Qualifications et compétences requises :

Diplômes et compétences techniques :

• Être détenteur d’un Bac 1ère générale ou technique ou équivalent par expérience ;

• Avoir une expérience de minimum 7 ans dans une fonction similaire ;

• Avoir une bonne maîtrise du luxembourgeois, français et allemand, anglais ; toute autre langue constitue un atout ;

• Maîtrise les outils bureautiques courants (Excel, Word, Powerpoint).

  
  

Compétences sociales et savoir-être :

• Posséder de très bonnes capacités relationnelles ; interculturelles et d’inclusivité ;

• Avoir de très bonnes capacités d’écoute active et de disponibilités ;

• Être rigoureux et avoir le sens de l’organisation et de la gestion des priorités et faire preuve de flexibilité et d’autonomie ;

• Avoir le sens des responsabilités, de la discrétion et de la confidentialité ;

• Être rigoureux, avoir le sens de l’organisation et la capacité à résoudre des problèmes ;

• Être Flexible, proactif, dynamique et autonome ;

• Avoir de bonnes capacités de communication orale et écrite et une aisance dans le contact ;

• Faire preuve d’ouverture d’esprit face au changement et d’une très bonne capacité d’adaptation.  

Notre offre:

• Un environnement de travail familial et multiculturel

• Un travail intéressant et diversifié dans une équipe dynamique

• Une rémunération attractive selon la CCT-SAS

• Carte Sympass

En cas d'embauche, un extrait du casier judiciaire vous sera demandé (3,4 et 5)