Avec une capacité de 642 lits, le CHEM est aujourd’hui non seulement le plus grand établissement hospitalier du Sud du Luxembourg, mais surtout un hôpital innovant aux valeurs humaines proche du citoyen. Ainsi, l’hôpital propose un plateau technique doté d’équipements de diagnostic et de traitement des plus performants ainsi qu’une équipe compétente offrant une prise en charge interdisciplinaire. 1900 collaborateurs et 265 médecins s’engagent sur les trois sites (Esch-sur-Alzette, Niederkorn et Dudelange) pour soigner plus de 144 000 patients par an.

Dans ce contexte, le CHEM recherche un(e) Responsable de service Back office (m/f/d), en CDI à 100%. Sous la supervision de son supérieur hiérarchique, le titulaire du poste est chargé de coordonner, organiser, piloter et contrôler les activités de son service. Il planifie les moyens (humains, financiers, techniques) nécessaires pour assurer la continuité du service. Il doit assumer, en parallèle, des missions de leadership et d'exemplarité et promeut le respect des lois, règles et valeurs de l'institution. Spécifiquement, il supervise les processus administratifs liés aux admissions, tant en amont qu'en aval, et la conformité des documents, en collaboration avec les partenaires internes afin d'optimiser les processus existants et de garantir une prise en charge optimale du patient.

Veuillez noter qu'à la fin de votre candidature en ligne, les documents énumérés ci-dessous vous seront demandés. Vous pouvez, dès à présent, les préparer sous format électronique (PDF).

• Curriculum Vitae

• Lettre de motivation

• Diplôme(s)

• Certificat(s) de formation (en option)

• Certificat d'affiliation au centre commun de la sécurité sociale

Au cas où votre dossier de candidature serait retenu, vous serez invité(e) à un entretien prévu le 8 octobre 2025.

Responsabilités

• Encadrer, motiver et soutenir au quotidien le personnel et gérer d'éventuels conflits

• Suivre les différents indicateurs quantitatifs et qualitatifs (d'activité, d'efficience et de performance)

• Participer à la mise en place des projets institutionnels et/ou de service

• Veiller à une utilisation efficiente des ressources matérielles, infrastructurelles et d'équipement de l'institution

• Respecter et faire appliquer les exigences légales, déontologiques, éthiques ainsi que les standards de qualité et toute décision institutionnelle dans son ou ses service(s)

• Prendre des décision et assurer toute activité de supervision et de contrôle nécessaires à l'opérationnalisation de sa mission

• Participer aux entretiens de recrutement et de développement des membres de son/ses équipe(s)

• Préparer, au besoin, les dossiers contentieux de son personnel et le cas échéant participer aux conseils de discipline en tant que membre actif

• Réaliser les audits qualité et contribuer à gérer les risques dans son service/domaine d'activités pour ensuite évaluer les actions correctives proposées

• Contribuer à améliorer le développement des compétences des membres de son/ses équipe(s) et dont il a la responsabilité

• Être le garant d'un bon dialogue tant horizontal que vertical

Responsabilités spécifiques

• Assurer une communication permanente avec les différentes parties prenantes pour garantir l'application correcte du processus d'admission et la satisfaction de tous les intervenants

• Superviser la planification, le suivi et la conformité de l'ensemble des rendez-vous pris en charge par le back office

• Intervenir en tant qu'expert dans les groupes de travail en lien avec le processus de digitalisation des rendez-vous attribués par le back office

Compétences requises

• Vision / Fixer le cap

• Gérer les activités

• Influencer

• Leadership et gestion d'équipe

• Exemplarité

• Prise de décision

• Respect des réglementations en vigueur

• Gestion des priorités

• Gestion des indicateurs

• Conduite aux changements

Expérience

• Expérience professionnelle de 2 années dans le secteur hospitalier ou dans un milieu jugé équivalent

• Expérience professionnelle de 2 années dans le management

Diplôme(s)

• Diplôme de fin d'études secondaires ou secondaires techniques

Nous offrons

• Cadre de travail diversifié et innovant dans un environnement multiculturel

• Rémunération selon la carrière CA6 prévue dans la CCT-FHL en vigueur*

• 36 jours de congés légaux

• Opportunités de formation continue et développement des compétences

• Perspectives d’évolution de carrière

*selon l'article 15 A).  grilles des carrières

Les salariés seront classés dans la grille des carrières suivant le diplôme requis pour le poste de travail. Ainsi, l'employeur conserve toute faculté d'engager un salarié, détenteur d'un certificat ou diplôme déterminé, sur un poste de travail correspondant à une carrière différente de celle de son diplôme. Néanmoins en cas d'annonce d'une vacance de poste dans une carrière déterminée, l'employeur ne pourra engager un titulaire du certificat ou diplôme correspondant à la vacance de poste dans une carrière d'un niveau de rémunération inférieure.

En cas de convocation à un entretien d'embauche, un casier judiciaire devra être présenté.

Seuls les dossiers de candidature complets et envoyés via la plateforme en ligne seront pris en compte.