En tant qu’assistante / secrétaire au sein d’un service de gestion de patrimoine immobilier, vous serez en charge des tâches administratives liées à la gestion locative, au suivi technique, à la logistique et à la gestion interne.
Tâches principales
1. Gestion administrative et suivi des documents
Établir et tenir à jour des tableaux de suivi des factures sous Excel.
Classer et archiver les fiches d’intervention une fois les travaux terminés (format papier et numérique).
Préparer et organiser les dossiers administratifs des biens en gestion.
Rédiger les rapports d’intervention et les comptes-rendus de réunion.
2. Suivi des interventions et coordination
Assurer le lien entre les locataires et les prestataires (entreprises, artisans, etc.).
Relancer les sociétés partenaires pour garantir la réalisation des interventions dans les délais.
Suivre l’avancement des travaux jusqu’à leur clôture.
3. Répartition des frais et clôture des dossiers
Réaliser la répartition des frais liés aux remises en état des logements (locataires, propriétaires, assurances…).
Préparer les éléments nécessaires à la clôture complète des dossiers techniques ou sinistres.
Contrôler les coûts facturés par rapport aux devis validés et assurer leur conformité.
4. Gestion du parc automobile de la société
Suivi administratif des véhicules de service (assurances, contrôles techniques, entretiens, sinistres…).
Gestion des documents liés à la flotte (carte grise, carburant, badges autoroutiers, etc.).
Suivi des affectations de véhicules et gestion des incidents (amendes, pannes, etc.).
Tâches supplémentaires
· Coordonner, développer et maintenir des relations entre les candidats locataires et d’autres intervenants sociaux compétents
· Travailler en étroite collaboration avec le Service Location
· Avoir une communication régulière avec nos services locations, afin de garder un lien étroit et une cohésion d’équipe.
· Gestion de la facturation en relation avec nos activités.
· Gestion de bons de commandes.
· Faire remonter les informations compte aux problèmes rencontrés.
Compétences techniques
· Assurer un bon suivi administratif
· Communiquer de façon claire, positive et assertive envers les interlocuteurs
· Respecter les délais, avoir le sens des priorités
· Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint)
Compétences managériales & sociales
· Avoir un goût prononcé pour le travail en équipe, aimer la polyvalence au travail.
· Se montre responsable de son travail
· Est doté d’une bonne aisance relationnelle afin de développer et entretenir des relations de travail saines tant en interne qu’en externe
· Est proactif et fait preuve d’initiatives
· Connaissances bureautiques (consulter des planning rédaction de mail et courriers)
Formation & Expérience
· Formation supérieure en secrétariat (Bac+2) et/ou expérience dans cette fonction
· Expérience confirmée d’au-moins 3 ans dans le métier.