Administrative Assistant (m/f)
permanent contract, full-time, ref: ADMIN2026
Vous avez envie d’exercer un rôle-clé dans une organisation professionnelle, pluridisciplinaire, dynamique et à taille humaine ? Vous avez un sens inné du contact client et de l’organisation ? Cette opportunité est faite pour vous !
Afin de renforcer son équipe Secrétariat, le département Administration de Luxinnovation (Agence Nationale pour l'Innovation et la Recherche au Luxembourg), recherche un(e) « Administration Assistant » (h/f) dynamique, souriant(e) et motivé(e), qui gèrera les activités quotidiennes du service et y contribuera de manière active.
RESPONSABILITES
Traitement des appels téléphoniques et accueil des externes
Assurer quotidiennement la gestion des locaux (préparation des paniers fruits, machines à café, trousses de secours, écrans à la réception, robot, aide à l’archivage, etc.)
Gestion des livraisons et des courriers
Gestion des stocks, et des commandes des fournisseurs
Gestion des évènements organisés en interne en bonne collaboration avec les équipes MarkCom, gestion du registre des visiteurs, accueil des externes, commandes du catering
Gestion des réservations (déplacements et hôtels) pour les déplacements professionnels
Support à l’équipe RH dans la préparation de l’arrivée des nouveaux collaborateurs et pour la sortie des collaborateurs (exit checklist)
Gestion des plannings d’intervention dans le bâtiment et communication associée auprès des employés
Gestion administrative des assurances
Suivi et gestion administrative des travaux d’amélioration et de l’entretien du bâtiment
Back up du Purchasing Operations Officer (maintenance boîte mail comptabilité, contact fournisseurs, revue des expenses reports ...)
QUALIFICATIONS
Titulaire d'un diplôme de niveau Bac+2/Bac+3 en secrétariat, administration ou équivalant
Expérience professionnelle de 2-3 ans minimum dans le domaine de l’accueil ou de l’administration
Bonne maîtrise de la suite Office
Organisé(e), flexible, autonome, vous faites preuve d’un excellent relationnel et savez être discret(e)
Vous êtes proactif/proactive
Bonne capacité à travailler en équipe
Vous parlez couramment le français, l’anglais et l’allemand. Le luxembourgeois est considéré comme un atout
POURQUOI CHOISIR CE POSTE ?
Pour évoluer au sein d'une équipe accueillante, solidaire et bienveillante travaillant sur un portefeuille d'activités varié, où l'autonomie et la prise d'initiatives sont encouragées
Pour soutenir vos collègues de Luxinnovation par votre sens du service et votre disponibilité
Pour bénéficier d’une expérience qui sera valorisée sur votre CV
Si vous recherchez un rôle porteur de sens où votre expertise peut réellement faire la différence, nous serions ravis de vous entendre !
Merci de soumettre votre candidature en ligne en anglais (y compris un CV). Les candidatures générées par l’IA ne sont peut‑être pas la meilleure façon de se démarquer. Montrez‑nous qui vous êtes vraiment, et voyons ensemble où cette aventure peut nous mener !
Il est important de noter que le poste actuel est à pourvoir dans nos locaux actuels à Esch Belval. Cependant, la localisation de Luxinnovation GIE changera au 1er trimestre 2027 pour se situer à Luxembourg Kirchberg.