L’administration communale de Differdange se propose d’engager pour les besoins de son secrétariat communal un·e :
Agent·e administratif·ve (M/F/D)
Statut du fonctionnaire, groupe de traitement B1, sous-groupe administratif
40h/semaine
Seront admis à concourir les candidats qui ont déjà passé avec succès l’examen d’admissibilité dans la carrière B1, sous-groupe administratif. Préférence sera donnée aux candidat·e·s ayant une nomination définitive dans le domaine relatif au poste visé.
Missions générales
Assister le secrétaire communal et assurer les tâches relatives à la coordination générale de l’administration communale ;
Assister les organes politiques dans l'exécution des missions qui leur incombent.
Tâches
Gestion et optimisation des flux administratifs :
Mettre en place et maintenir des standards internes (modèles, procédures, checklists, circuits de validation) ;
Assurer le suivi administratif de dossiers transversaux (collecte, consolidation, notes, tableaux de bord) ;
Contribuer à l’amélioration continue des flux administratifs : simplification, standardisation, documentation ;
Organiser et sécuriser le traitement du courrier entrant et sortant : tri, qualification, enregistrement, traçabilité, distribution, suivi des délais, relances, clôture, archivage.
Projets transversaux :
Assurer le lien fonctionnel entre le Secrétariat général et les autres départements/services ;
Contribuer aux projets de modernisation : GED, digitalisation, standardisation documentaire ;
Participer à l’analyse et l’amélioration des processus internes (observations, propositions, documentation) ;
Coordonner certaines actions : réunions de travail, suivi des décisions, reporting d’avancement.
Appui au Secrétariat général :
Gérer quotidiennement le courrier entrant et sortant ;
Rédiger la correspondance courante ;
Préparer des synthèses, analyses et documents d’aide à la décision ;
Organiser des réunions : ordres du jour, logistique, comptes rendus, actions ;
Assurer le suivi et l’archivage des dossiers papier et numériques ;
Aider à la préparation et l’organisation des séances du Collège des bourgmestre et échevins et du Conseil communal (convocations, ODJ, dossiers) ;
Effectuer diverses tâches administratives selon les besoins du service.
Profil
Titulaire d’un diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, d’un BTS ou d’un diplôme reconnu équivalent par le Ministère de l’éducation nationale, de l’enfance et de la jeunesse ;
Très bonne maîtrise des langues luxembourgeoise, française, allemande et anglaise à l’écrit et à l’oral ;
Excellente maîtrise des outils bureautiques courants (MS Office, Outlook) ; la connaissance de GESCOM constitue un avantage ;
Expérience confirmée dans une fonction administrative similaire, idéalement au sein d’une administration communale luxembourgeoise ;
Intérêt marqué pour la digitalisation, la gestion électronique des documents (GED) et l’archivage.
La connaissance des bases légales de droit public et du fonctionnement des institutions publiques luxembourgeoises constitue un atout.
Capacité à organiser, structurer et prioriser des tâches variées ;
Capacité d’analyse et de synthèse (notes, courriers, tableaux de bord) ;
Aptitude à contribuer à la coordination administrative et à la gestion de projets transversaux ;
Sens de l’organisation, rigueur, fiabilité et autonomie ;
Aptitude à communiquer clairement et à travailler en équipe ;
Intégration rapide dans une équipe existante, comportement professionnel constant ;
Discrétion, loyauté institutionnelle et respect des procédures.
Pièces à joindre à la candidature :
Curriculum vitae ;
Lettre de motivation ;
Copie du diplôme ;
Attestation de réussite à l’examen d’admissibilité du secteur communal ou nomination définitive dans le groupe de traitement B1, sous-groupe administratif.
Dernier délai de remise des candidatures : 10/04/2026
Les candidatures envoyées par e-mail ou courrier postal ne seront pas prises en considération.
La Ville de Differdange s’engage en faveur d’un traitement équitable et inclusif et valorise la diversité sous toutes ses formes chez ses collaborateurs. Notre ambition est d’attirer, de recruter, et de promouvoir la diversité des talents.