L’administration communale de la Ville d’Esch-sur-Alzette se propose de recruter un.e employé.e administratif.ve pour les besoins du Foyer de Nuit AbriSud et Housing First.
Conditions d’admissibilité :
remplir les conditions de nationalité telles que déterminées par la loi du 18 décembre 2009 concernant l’accès des ressortissants communautaires à la fonction publique luxembourgeoise ;
faire preuve d’une connaissance adéquate des trois langues administratives (français, allemand et luxembourgeois) telles que définies par la loi du 24 février 1984 sur le régime des langues.
Conditions d’études :
Les candidats et candidates doivent être détenteurs.rices soit du diplôme de fin d’études secondaires, soit du diplôme de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat portant sur des études à l’étranger reconnues équivalentes par le Ministre de l’Education Nationale.
Les intéressés qui ne sont pas en possession d’un des diplômes requis, sont priés de ne pas présenter une candidature.
Les tâches assignées au.à la nouveau.elle titulaire sont entre autres définies comme suit :
Accueil physique et au standard téléphonique
- Réceptionner les appels téléphoniques et les orienter vers les interlocuteurs demandés
- Prendre et transmettre des messages
- Accueillir les personnes et identifier leur demande
- Orienter les personnes
- Contrôler l’accès et la circulation des personnes (hormis personnel) au sein du bâtiment
- Programmer les badges des chambres
Gestion du courrier
- Récupérer le courrier
- Effectuer le tri et la distribution du courrier
- Affranchir et enregistrer le courrier entrant et sortant
Gestion du stock
- Contrôler le stock
- Réceptionner, contrôler et ranger les commandes
- Approvisionner les stocks sur les étages avec le matériel livré
Secrétariat
- Mettre à jour l’annuaire téléphonique et le carnet d’adresses
- Passer les commandes
- Faire les demandes de rénovation
- Actualiser l’affichage et les informations mises à disposition
- Assister aux réunions avec des services internes et externes
- Rédiger des rapports
- Ecrire des lettres officielles
Comptabilité
- Appliquer la comptabilité publique
- Vérifier la disponibilité des crédits
- Emettre des bons de commande
- Gérer et imputer les factures
Préparation du budget annuel
- Appliquer les règles et procédures budgétaires
- Rédiger les demandes budgétaires en collaboration avec la chargée de direction
Préparation du décompte annuel
- Contrôler les dépenses
- Etablir les décomptes demandés par le Ministère
Gestion administrative du personnel
- Appliquer et manipuler le logiciel de gestion du temps de travail
- Calculer les suppléments
Autres tâches administratives
- Emettre des statistiques
- Assister la chargée de direction dans la conception de projets
- Aider au suivi et à l’évaluation des projets
Ces tâches ne sont pas exhaustives et sont susceptibles d’évoluer en fonction des besoins du service.
Profil :
· Avoir le sens de l’organisation ;
· Capacité à travailler aussi bien de façon autonome qu’au sein d’une équipe ;
· Connaissances approfondies des trois langues nationales (français, allemand, luxembourgeois) et de l’anglais; toute autre langue maîtrisée sera considérée comme un avantage ;
· Maîtrise des outils informatiques courants ;
Expérience professionnelle:
Une expérience professionnelle dans un poste similaire sera considérée comme un avantage.
Pièces à joindre à la candidature :
La candidature est à transmettre via notre site jobs.esch.lu, accompagnée des pièces ci-dessous.
Lettre de motivation
Curriculum vitae.
Copie de la carte d’identité ou du passeport.
Copie de la carte de sécurité sociale
Extrait récent du casier judiciaire (numéro 3 et 5).
Copies des certificats et diplômes d'études.
Copie de l’inscription du grade ou diplôme au registre des diplômes, prévu par la loi du 28 octobre 2016 relative à la reconnaissance des qualifications professionnelles
Conditions de recrutement :
Le recrutement se fera par examen sur dossiers et titres, suivi le cas échéant d’une audition.
Examen médical d’embauche :
Les nouveaux titulaires devront se soumettre, avant d’entrer en fonction, à un examen médical d’embauche auprès du médecin du travail compétent. (Application des dispositions de l’article L-326-1 du code de travail).
Les modalités pratiques de l’examen médical seront communiquées au nouveau titulaire en temps utile.
Conditions de carrière et de rémunération :
La rémunération des nouveaux titulaires sera fixée conformément aux dispositions de la convention collective de travail pour les salariés du secteur d'aide et de soins et du secteur social (en abrégé CCT SAS).
Classement dans la carrière C4 de l'agent administratif (grade d’ancienneté 210 – 378 points indiciaires).
L’employé.e administratif.ve est classé lors de son entrée en service au grade d’ancienneté correspondant à son ancienneté reconnue dans la profession afférente. Des certificats de travail sont à produire.
La rémunération est adaptée aux variations du coût de la vie, constaté par l'indice pondéré, suivant les dispositions légales afférentes.
L’administration communale soutient l’égalité professionnelle entre femmes et hommes. Lors de la désignation du nouveau titulaire il est tenu compte du plan à l’égalité des chances.