Afin de renforcer notre équipe administrative, nous recherchons un(e) Front Office & Administration Coordinator – People Services.
Cette fonction s’inscrit dans une organisation composée de deux postes complémentaires. Avec votre collègue en charge du Workplace & Facilities, vous assurez la continuité de l’accueil physique et téléphonique de l’entreprise.
Véritable point de contact pour nos visiteurs, clients, partenaires et collaborateurs, vous contribuez également au bon fonctionnement quotidien de l’entreprise en apportant un soutien administratif aux Ressources humaines, à la communication interne et à la vie des collaborateurs.
Vos tâches
Accueillir les visiteurs et gérer les appels téléphoniques
Réceptionner et distribuer le courrier, les colis et les livraisons
Préparer les dossiers administratifs liés aux nouvelles embauches
Participer à l’accueil et à l’onboarding des nouveaux collaborateurs
Organiser les formations, envoyer les convocations et assurer leur suivi administratif
Préparer et gérer les certificats, badges et différents documents internes
Assurer le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers
Participer à la communication interne : intranet, actualités, affichage et sessions d’information aux collaborateurs
Soutenir l’organisation de réunions, de formations et d’événements internes
Gérer les réservations, les fournitures de bureau et diverses tâches administratives.
Apporter un support ponctuel aux équipes et aux différents services
Votre profil
Diplôme de fin d’études secondaires en administration, commerce ou formation équivalente
Une première expérience dans une fonction d’accueil, de secrétariat, d’assistanat administratif ou de support RH constitue un atout
Excellente maîtrise du luxembourgeois, du français et de l’allemand, à l’oral comme à l’écrit
Bonne maîtrise de Microsoft Office
Excellentes qualités relationnelles et sens de l’accueil
Organisation, autonomie et capacité à gérer plusieurs priorités
Polyvalence, discrétion, fiabilité et esprit de service
Intérêt pour les Ressources humaines, la communication interne et l’expérience collaborateur
Nous offrons
Une fonction centrale et variée au sein de l’entreprise
Un rôle complémentaire exercé en étroite collaboration avec le Front Office & Administration Coordinator – Workplace & Facilities
Un environnement de travail dynamique, innovant et ouvert
Une culture d’entreprise conviviale et une ambiance familiale
Une collaboration au sein d’une équipe d’experts
Une formation adaptée à la fonction et des perspectives de développement
Une organisation favorisant l’autonomie, la prise d’initiative et la flexibilité
Un package salarial attractif