Afin de renforcer notre équipe administrative, nous recherchons un(e) Front Office & Administration Coordinator – Workplace & Facilities.
Cette fonction s’inscrit dans une organisation composée de deux postes complémentaires. Avec votre collègue en charge des People Services, vous assurez la continuité de l’accueil physique et téléphonique de l’entreprise.
Véritable point de contact pour nos visiteurs, clients, partenaires et collaborateurs, vous contribuez également au bon fonctionnement quotidien des bureaux en assurant le suivi des services généraux, des fournisseurs, des infrastructures et de la flotte automobile.
Vos tâches
Accueillir les visiteurs et gérer les appels téléphoniques
Réceptionner et distribuer le courrier, les colis et les livraisons
Gérer les fournitures de bureau, les commandes et les achats courants
Assurer le suivi administratif des fournisseurs et des factures
Coordonner les prestataires et les interventions techniques
Veiller au bon fonctionnement des bureaux, des salles de réunion et des espaces communs
Participer à la gestion administrative du bâtiment, des accès et des équipements
Organiser la logistique liée aux réunions et aux événements internes
Assurer le suivi administratif de la flotte automobile
Planifier les entretiens, réparations, contrôles techniques et changements de pneus
Gérer les documents des véhicules, les cartes carburant et les plannings des commandes/restitutions
Assurer le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers administratifs
Apporter un support ponctuel aux équipes et aux différents services
Votre profil
Diplôme de fin d’études secondaires en administration, commerce ou formation équivalente
Une première expérience dans une fonction d’accueil, de secrétariat, d’assistanat administratif ou de services généraux constitue un atout
Excellente maîtrise du luxembourgeois, du français et de l’allemand, à l’oral comme à l’écrit
Bonne maîtrise de Microsoft Office
Excellentes qualités relationnelles et sens de l’accueil
Organisation, autonomie et capacité à gérer plusieurs priorités
Polyvalence, réactivité, fiabilité et esprit de service
Sens pratique et aptitude à coordonner plusieurs prestataires et interventions
Nous offrons
Une fonction centrale et variée au sein de l’entreprise
Un rôle complémentaire exercé en étroite collaboration avec le Front Office & Administration Coordinator – People Services
Un environnement de travail dynamique, innovant et ouvert
Une culture d’entreprise conviviale et une ambiance familiale
Une collaboration au sein d’une équipe d’experts
Une formation adaptée à la fonction et des perspectives de développement
Une organisation favorisant l’autonomie, la prise d’initiative et la flexibilité
Un package salarial attractif