Appel à candidatures

Assistant de Direction (m/f)

Statut : Salarié / Employé Communal / Fonctionnaire Communal

Lieu : Contern

Tâche : Tâche complète (100 %)

Groupe de traitement : B1

Le Syndicat Intercommunal de Gestion Informatique (SIGI), acteur technologique majeur du secteur communal au Luxembourg, recherche un(e) Assistant(e) de Direction pour soutenir la Direction dans la gestion administrative, organisationnelle et opérationnelle de ses missions.

Missions principales

Sous l'autorité directe de la Direction, l'Assistant(e) de Direction assure un rôle central de coordination administrative et de support organisationnel.

Gestion administrative

• Assurer l'accueil téléphonique et le traitement des courriers entrants et sortants ;

• Gérer les agendas, planifier les réunions, rendez-vous et déplacements de la Direction ;

• Préparer, rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des courriers, notes, rapports, comptes rendus et présentations ;

• Organiser et coordonner les réunions des organes décisionnels (Comité, Bureau, commissions consultatives, groupes de travail) ainsi de participer à l'organisation d'événements, visites officielles et manifestations ;

• Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et veiller au respect des échéances administratives ;

• Mettre à jour les bases de données, registres et outils de gestion documentaire ;

• Assurer l'archivage physique et numérique des documents conformément aux procédures en vigueur.

Coordination et support à la Direction

• Assister la Direction dans le suivi des projets stratégiques et opérationnels ;

• Centraliser les informations nécessaires à la prise de décision ;

• Contribuer à l'élaboration de tableaux de bord, statistiques et indicateurs d'activité ;

• Participer à l'amélioration continue des processus administratifs et organisationnels.

Profil recherché : Vos Atouts pour Réussir

• Diplôme de niveau Bac – Bac+2 en assistanat de direction, administration, gestion, secrétariat ou domaine équivalent ;

• Expérience confirmée de minimum 5 ans dans une fonction similaire. Une expérience au sein d'un établissement public constitue un atout important ;

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office 365) ;

• Excellentes capacités rédactionnelles et orales dans les trois langues officielles du Pays (luxembourgeois, allemand et français) L’anglais constitue un atout ;

• Maîtrise des techniques de gestion documentaire et d'archivage ;

• Sens aigu de l'organisation et de la discrétion, diplomatie, rigueur et autonomie ;

• Capacité à gérer les priorités et plusieurs dossiers simultanément.

Pourquoi rejoindre le SIGI ?

• Intégrer une équipe dynamique et passionnée dans un environnement innovant, participatif et collégial ;

• Missions variées et dynamiques ;

• Bénéficier d'opportunités de développement professionnel continu ;

• Horaire de travail flexible et congés supplémentaires ;

• Parking et salle de fitness disponible sur site.

Rejoignez le SIGI pour contribuer à façonner l’avenir numérique du secteur communal luxembourgeois.

Conditions d’admission 

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire, de l’employé communal ou du salarié.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG) et l’épreuve d’admissibilité.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives respectives au groupe pour lequel vous postulez pour le statut de fonctionnaire ou employé communal.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Le parcours du/de la candidat·e

On avance en toute transparence, étape par étape :             

• Analyse de votre candidature

Si votre profil est retenu

• 1er entretien de recrutement au siège du SIGI

• Session de tests pratiques au siège du SIGI

• Demande des documents administratifs suivants :

Certificat de reconnaissance de votre diplôme au Luxembourg

Copie du diplôme

Relevé de votre carrière CCSS

Acte de naissance de moins de 3 mois

Casier judiciaire

• Deuxième entretien de recrutement au siège du SIGI

• Présentation des dossiers au Bureau / Comité pour sélection finale