L’administration communale de Differdange se propose d’engager pour les besoins de son secrétariat communal un·e :
Chargé·e de coordination administrative – Secrétariat général (M/F/D)
Statut du fonctionnaire, groupe de traitement B1 ou A2, sous-groupe administratif
40h/semaine
Seront admis à concourir les candidats ayant une nomination définitive dans le groupe de traitement B1 ou A2, sous-groupe administratif. Dans le groupe de traitement B1, préférence sera donnée aux candidats·es ayant réussi à l’examen de promotion de leur groupe et ayant suivi ou étant disposés à suivre la formation pour les secrétaires communaux et secrétaires-rédacteurs.
Missions générales
Assister le secrétaire communal et assurer les tâches relatives à la coordination générale de l’administration communale ;
Assister les organes politiques dans l'exécution des missions qui leur incombent.
Tâches
Gestion et optimisation des flux administratifs :
Mettre en place et maintenir des standards internes (modèles, procédures, checklists, circuits de validation) ;
Assurer le suivi administratif de dossiers transversaux (collecte, consolidation, notes, tableaux de bord) ;
Contribuer à l’amélioration continue des flux administratifs : simplification, standardisation, documentation ;
Organiser et sécuriser le traitement du courrier entrant et sortant : tri, qualification, enregistrement, traçabilité, distribution, suivi des délais, relances, clôture, archivage.
Projets transversaux :
Assurer le lien fonctionnel entre le Secrétariat général et les autres départements/services ;
Contribuer aux projets de modernisation : GED, digitalisation, standardisation documentaire ;
Participer à l’analyse et l’amélioration des processus internes (observations, propositions, documentation) ;
Coordonner certaines actions : réunions de travail, suivi des décisions, reporting d’avancement.
Appui au Secrétariat général :
Gérer quotidiennement le courrier entrant et sortant ;
Rédiger la correspondance courante ;
Préparer des synthèses, analyses et documents d’aide à la décision ;
Organiser des réunions : ordres du jour, logistique, comptes rendus, actions ;
Assurer le suivi et l’archivage des dossiers papier et numériques ;
Aider à la préparation et l’organisation des séances du Collège des bourgmestre et échevins et du Conseil communal (convocations, ODJ, dossiers) ;
Effectuer diverses tâches administratives selon les besoins du service.
Profil
Titulaire d’un diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, d’un BTS, d’un Bachelor ou d’un diplôme reconnu équivalent ;
Très bonne maîtrise des langues luxembourgeoise, française, allemande et anglaise à l’écrit et à l’oral ;
Excellente maîtrise des outils bureautiques courants (MS Office, Outlook) ; la connaissance de GESCOM constitue un avantage ;
Expérience confirmée dans une fonction administrative similaire, idéalement au sein d’une administration publique luxembourgeoise ;
Intérêt marqué pour la digitalisation, la gestion électronique des documents (GED) et l’archivage ;
La connaissance des bases légales de droit public et du fonctionnement des institutions publiques luxembourgeoises constitue un atout ;
Capacité à organiser, structurer et prioriser des tâches variées ;
Capacité d’analyse et de synthèse (notes, courriers, tableaux de bord) ;
Aptitude à contribuer à la coordination administrative et à la gestion de projets transversaux ;
Sens de l’organisation, rigueur, fiabilité et autonomie ;
Aptitude à communiquer clairement et à travailler en équipe ;
Intégration rapide dans une équipe existante, comportement professionnel constant ;
Discrétion, loyauté institutionnelle et respect des procédures.
Pièces à joindre à la candidature :
Curriculum vitae ;
Lettre de motivation ;
Copie du diplôme ;
Nomination définitive dans le groupe de traitement visé.
Dernier délai de remise des candidatures : 23/10/2026
Les candidatures envoyées par e-mail ou courrier postal ne seront pas prises en considération.
La Ville de Differdange s’engage en faveur d’un traitement équitable et inclusif et valorise la diversité sous toutes ses formes chez ses collaborateurs. Notre ambition est d’attirer, de recruter, et de promouvoir la diversité des talents.