Le CHU UCL Namur résulte de la fusion du CHU Dinant Godinne & de la Clinique et Maternité Sainte-Elisabeth de Namur et représente, grâce à ses 5.045 travailleurs dont 500 médecins, le premier employeur privé de la Province de Namur.
L’ambition de notre Institution est de former un ensemble hospitalier et de référence européenne offrant des soins intégrés et de dimension universitaire à un niveau de qualité qui garantit l’attractivité des patients, des résidents et des meilleurs professionnels.
« Après plusieurs années à la tête du service Accueil, le moment est venu pour moi de prendre ma pension et de passer le relais !
Ce que je retiendrai surtout de toutes ces années, ce sont les rencontres, les liens tissés avec les équipes et tous ces moments partagés au quotidien. Bien sûr, il y a eu des journées plus compliquées que d’autres, des imprévus à gérer et des solutions à trouver, mais c’est aussi ce qui fait toute la richesse de ce métier.
C’est une fonction qui demande de l’énergie, de la souplesse et beaucoup d’humain. On y apprend tous les jours et, surtout, on ne s’ennuie jamais !
Aujourd’hui, j’espère passer le relais à quelqu’un qui prendra autant de plaisir que moi à accompagner les équipes et à faire vivre ce service. Si tu aimes le contact, le terrain et les défis du quotidien, je ne peux que t’encourager à nous rejoindre ! » @ Nadine
Responsabilités
En tant que chef.fe du service accueil, tu encadres et accompagnes une équipe d'environ 25 collaborateurs répartis entre quatre services : l'accueil téléphonique, les admissions, la cellule de préadmissions et l'accueil des urgences.
Tu organises les activités et assures la continuité des services fonctionnant 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24, avec l'aide ton adjointe.
Tes différentes missions :
Manager et accompagner les équipes : encadrer, motiver et soutenir les collaborateurs au quotidien, favoriser leur développement et maintenir un climat de travail positif et collaboratif.
Organiser et garantir la continuité des services : coordonner les activités des différents accueils, optimiser les ressources disponibles et assurer une gestion efficace des plannings pour garantir une prise en charge administrative de qualité.
Optimiser les processus et la qualité du service : analyser les pratiques existantes, identifier les pistes d'amélioration et mettre en place des actions concrètes pour fluidifier le parcours administratif des patients.
Accompagner le changement et piloter des projets : participer aux projets d'évolution organisationnelle et digitale, notamment à l'implémentation de nouveaux outils, et accompagner les équipes dans l'adaptation de leurs pratiques.
Favoriser la collaboration entre les différents acteurs : développer des relations de proximité avec les équipes médicales, infirmières et administratives, faciliter la communication et contribuer à la résolution des problématiques rencontrées.
Assurer le suivi et le pilotage des activités : suivre les indicateurs de performance et de qualité, identifier les dysfonctionnements, proposer des actions correctrices et contribuer à la définition des priorités et des objectifs du service.
Assurer une présence active sur le terrain : rester proche des équipes, les soutenir dans leur quotidien et apporter un renfort opérationnel lors des périodes de forte activité ou lorsque la situation le nécessite.
Gérer, en alternance avec la coordinatrice adjointe, la gestion du GSM de garde : assurer, à tour de rôle, une disponibilité en dehors des heures habituelles afin de répondre aux situations imprévues et de garantir la continuité des activités, ...
Compétences requises
Tu disposes d'une expérience professionnelle d'au moins 5 ans dans une fonction administrative.
Tu possèdes, idéalement, une première expérience en gestion d'équipe ou en coordination de collaborateurs.
Tu es à l'aise avec les outils informatiques et maîtrises les applications bureautiques courantes (suite Microsoft Office, Teams, etc.).
Tu sais fédérer, motiver et accompagner tes équipes.
Tu fais preuve d’organisation, de rigueur et d’une excellente capacité de planification : jongler entre différents plannings et les adapter avec réactivité aux imprévus ne te fait pas peur !
Tu es réactif.ve et sais faire preuve de flexibilité pour répondre aux besoins du service et assurer la continuité des activités.
Tu fais preuve d'assertivité et es capable de gérer les conflits avec diplomatie et équité.
Tu es proche du terrain et apprécies le contact avec tes collaborateurs, les patients et les différents interlocuteurs de l'institution.
Une formation supérieure de type bachelier ou master constitue un atout.
Une expérience en gestion de projets et en accompagnement du changement représente un plus pour nous rejoindre.
Rejoins-nous et contribue à offrir aux patients un accueil de qualité, dès leur premier contact avec le CHU UCL Namur.
Nous offrons
Un contrat à durée indéterminée
Temps de travail proposé : 100 % (38h00/semaine)
Tickets restaurants (valeur faciale : 7 euros)
Horaires : variables, avec une flexibilité nécessaire pour répondre aux besoins des services, y compris en dehors des horaires habituels
Catégorie IFIC 16
Assurance DKV
Une institution tournée vers le développement durable
Date d'entrée en fonction : Janvier 2027