Bij Tomorrowland creëren we onvergetelijke ervaringen die mensen van over de hele wereld samenbrengen door muziek, creativiteit en innovatie. Achter elk artiestenoptreden staat een gedreven team dat ervoor zorgt dat alle contracten, betalingen, deadlines en operationele processen vlekkeloos verlopen. Om ons Artist Team verder te versterken, zijn we op zoek naar een Artist Administration Coordinator.

In deze rol neem je een belangrijke positie in binnen de administratieve en operationele opvolging van artiesten voor verschillende internationale projecten, waaronder Tomorrowland België, Tomorrowland Winter, Tomorrowland Thailand en Tomorrowland Essence. Je werkt daarbij nauw samen met Talent Buyers, Finance en Legal.

Jouw verantwoordelijkheden:

Artiestenadministratie

• Coördineren van de volledige administratieve flow van artiestenboekingen, van contractvoorbereiding tot finale betaling.

• Opstellen, opvolgen en beheren van artiestencontracten en bijhorende deadlines.

• Controleren, verwerken en opvolgen van artiestenfacturen.

• Opvolgen van belastingdocumentatie en withholding tax-verplichtingen in samenwerking met Finance.

• Zorgen voor een correcte en tijdige verwerking van alle administratieve gegevens.

Project- en eventondersteuning

• Ondersteunen van artiestgerelateerde operaties binnen diverse Tomorrowland-projecten.

• Meewerken aan artiestenaankondigingen, website-updates en interne communicatie.

• Coördineren van vergaderingen, opvolgen van actiepunten en ondersteunen van projectplanningen.

• Bijdragen aan een optimale artiestenervaring tijdens elke fase van een evenement.

Procesverbetering & samenwerking

• Nauw samenwerken met Legal, Finance en Talent Buyers.

• Actief meedenken over optimalisaties van bestaande processen en workflows.

• Bijdragen aan digitalisatie- en automatiseringsprojecten binnen het Artist Team.

• Fungeren als back-up en sparringpartner voor collega's om continuïteit binnen het team te garanderen.

Must-haves

• Bacheloropleiding of gelijkwaardig door ervaring.

• Ervaring binnen administratie, projectcoördinatie, events of een vergelijkbare omgeving.

• Sterke organisatorische vaardigheden en een nauwgezette werkwijze.

• Ervaring met contractbeheer, facturatieprocessen of administratieve opvolging.

• Uitstekende communicatieve vaardigheden en het vermogen om professioneel te schakelen met artiesten, agencies en interne stakeholders.

• Een proactieve houding en het vermogen om verschillende prioriteiten tegelijk te beheren.

• Vlotte kennis van het Engels.

• Vlotte kennis van het Nederlands is vereist voor deze functie.

Nice-to-haves

• Ervaring binnen de muziek-, festival- of entertainmentsector.

• Kennis van contractadministratie, leveranciersbeheer of financiële processen.

• Ervaring in een internationale en projectgedreven omgeving.

• Kennis van ERP-systemen of administratieve software.

We Offer

• De kans om mee te bouwen aan één van de meest iconische entertainmentmerken ter wereld.

• Een dynamische en internationale werkomgeving waar geen enkele dag hetzelfde is.

• Samenwerking met artiesten, managements en toonaangevende professionals uit de entertainmentsector.

• Een gevarieerde functie met veel verantwoordelijkheid en impact.

• Ruimte voor professionele ontwikkeling binnen een ambitieus en gepassioneerd team