Administrative Assistant (m/f)

permanent contract, full-time, ref: ADMIN2026

Vous avez envie d’exercer un rôle-clé dans une organisation professionnelle, pluridisciplinaire, dynamique et à taille humaine ? Vous avez un sens inné du contact client et de l’organisation ?  Cette opportunité est faite pour vous !

Afin de renforcer son équipe Secrétariat, le département Administration de Luxinnovation (Agence Nationale pour l'Innovation et la Recherche au Luxembourg), recherche un(e) « Administration Assistant » (h/f) dynamique, souriant(e) et motivé(e), qui gèrera les activités quotidiennes du service et y contribuera de manière active.

RESPONSABILITES

• Traitement des appels téléphoniques et accueil des externes

• Assurer quotidiennement la gestion des locaux (préparation des paniers fruits, machines à café, trousses de secours, écrans à la réception, robot, aide à l’archivage, etc.)

• Gestion des livraisons et des courriers

• Gestion des stocks, et des commandes des fournisseurs

• Gestion des évènements organisés en interne en bonne collaboration avec les équipes MarkCom, gestion du registre des visiteurs, accueil des externes, commandes du catering

• Gestion des réservations (déplacements et hôtels) pour les déplacements professionnels

• Support à l’équipe RH dans la préparation de l’arrivée des nouveaux collaborateurs et pour la sortie des collaborateurs (exit checklist)

• Gestion des plannings d’intervention dans le bâtiment et communication associée auprès des employés

• Gestion administrative des assurances

• Suivi et gestion administrative des travaux d’amélioration et de l’entretien du bâtiment

• Back up du Purchasing Operations Officer (maintenance boîte mail comptabilité, contact fournisseurs, revue des expenses reports ...)

QUALIFICATIONS

• Titulaire d'un diplôme de niveau Bac+2/Bac+3 en secrétariat, administration ou équivalant

• Expérience professionnelle de 2-3 ans minimum dans le domaine de l’accueil ou de l’administration

• Bonne maîtrise de la suite Office

• Organisé(e), flexible, autonome, vous faites preuve d’un excellent relationnel et savez être discret(e)

• Vous êtes proactif/proactive

• Bonne capacité à travailler en équipe

• Vous parlez couramment le français, l’anglais et l’allemand. Le luxembourgeois est considéré comme un atout

POURQUOI CHOISIR CE POSTE ?

• Pour évoluer au sein d'une équipe accueillante, solidaire et bienveillante travaillant sur un portefeuille d'activités varié, où l'autonomie et la prise d'initiatives sont encouragées

• Pour soutenir vos collègues de Luxinnovation par votre sens du service et votre disponibilité

• Pour bénéficier d’une expérience qui sera valorisée sur votre CV

Si vous recherchez un rôle porteur de sens où votre expertise peut réellement faire la différence, nous serions ravis de vous entendre !

Merci de soumettre votre candidature en ligne en anglais (y compris un CV). Les candidatures générées par l’IA ne sont peut‑être pas la meilleure façon de se démarquer. Montrez‑nous qui vous êtes vraiment, et voyons ensemble où cette aventure peut nous mener !