NL

Maak mee het verschil achter onvergetelijke hospitality experiences

Bij Tomorrowland creëren we bijzondere momenten die mensen van over de hele wereld samenbrengen. Binnen Tomorrowland Hospitality bouwen we premium ervaringen voor gasten, bedrijven en partners, verspreid over onze festivals en bestemmingen wereldwijd.

Achter elke unieke hospitality experience schuilt een sterk concept, een doordachte voorbereiding en een vlekkeloze samenwerking tussen verschillende teams en partners. Daarom zijn we op zoek naar een Hospitality Experience Coordinator die mee vorm geeft aan ons hospitality aanbod en ideeën helpt omzetten in concrete, kwalitatieve en commercieel sterke ervaringen.

Ben jij iemand die energie krijgt van organiseren, structureren en het uitwerken van nieuwe opportuniteiten? Dan kijken we ernaar uit om je te ontmoeten.

VERANTWOORDELIJKHEDEN

Als Hospitality Experience Coordinator speel je een belangrijke rol in het ontwikkelen, organiseren en optimaliseren van onze hospitality experiences.

Je werkt nauw samen met de Hospitality Lead en vormt de brug tussen verschillende teams zoals Sales, Operations, Finance, Ticketing en F&B. Je zorgt ervoor dat nieuwe ideeën niet alleen inspirerend zijn, maar ook praktisch uitvoerbaar en klaar om naar onze gasten te brengen.

Concreet betekent dit dat je:

• Nieuwe hospitality services, ervaringen en opportuniteiten onderzoekt voor onze verschillende festivals en bestemmingen.

• Ideeën vertaalt naar duidelijke, aantrekkelijke en verkoopbare hospitality packages.

• Een internationale database van leveranciers en partners opbouwt en beheert.

• Nieuwe leveranciers contacteert en informatie verzamelt rond beschikbaarheden, voorwaarden en tarieven.

• Offertes vergelijkt en ondersteuning biedt bij commerciële onderhandelingen.

• Kostprijsberekeningen, marges en business cases voorbereidt.

• Capaciteiten, deadlines, betalingsvoorwaarden en operationele afspraken nauwgezet opvolgt.

• Productinformatie, presentaties, product sheets en commerciële documentatie opstelt en actualiseert.

• Boekingen en hospitality add-ons administratief opvolgt.

• Informatie verzamelt voor toekomstige hospitality platformen en communicatiekanalen.

• Hospitality services na elk evenement mee evalueert en opportuniteiten voor verbetering identificeert.

  
  

MUST HAVES

Je bent iemand die graag initiatief neemt en zaken van A tot Z opvolgt. Je combineert een sterke organisatorische aanpak met een commerciële mindset en hebt oog voor detail zonder het grotere geheel uit het oog te verliezen.

Daarnaast herken je jezelf in het volgende:

• Je hebt ervaring binnen hospitality, events, travel, sales support, supplier management of een gelijkaardige omgeving.

• Je bent nieuwsgierig en onderzoekt graag nieuwe mogelijkheden en ervaringen.

• Je begrijpt de commerciële kant van een product en voelt je comfortabel bij prijszetting en marges.

• Je werkt gestructureerd, nauwkeurig en zelfstandig.

• Je bouwt vlot relaties op met leveranciers, partners en collega's.

• Je hebt een sterk kwaliteitsgevoel en begrijpt wat gasten verwachten van een premium ervaring.

• Je werkt vlot met spreadsheets, databanken, presentaties en digitale tools.

• Je communiceert professioneel in het Nederlands en Engels. Kennis van Frans of een andere taal is een plus.

• Je bent flexibel tijdens drukke festivalperiodes en staat open voor occasionele verplaatsingen.

WIJ BIEDEN

Je komt terecht in een groeiend hospitality team waar nog veel ruimte is om mee te bouwen, ideeën aan te brengen en impact te maken.

Je werkt aan hospitality experiences voor verschillende Tomorrowland festivals en internationale bestemmingen. De ene dag vergelijk je nieuwe premium services, de andere dag werk je een hospitality package uit of bereid je een nieuwe go-to-market voor.

Daarbovenop krijg je:

• De kans om mee te bouwen aan de toekomst van Tomorrowland Hospitality.

• Een internationale omgeving met unieke projecten en ervaringen.

• Veel verantwoordelijkheid en ruimte voor initiatief.

• Een gedreven team waarin samenwerking en ondernemerschap centraal staan.

• De mogelijkheid om rechtstreeks bij te dragen aan onvergetelijke ervaringen voor gasten van over de hele wereld.

ENG

Help create unforgettable hospitality experiences

At Tomorrowland, we create extraordinary moments that bring people from all over the world together. Within Tomorrowland Hospitality, we develop premium experiences for guests, companies and partners across our festivals and destinations worldwide.

Behind every unique hospitality experience is a strong concept, thoughtful preparation and seamless collaboration between different teams and partners. That is why we are looking for a Hospitality Experience Coordinator who will help shape our hospitality offering and turn ideas into concrete, high-quality and commercially strong experiences.

Are you someone who gets energy from organising, structuring and developing new opportunities? Then we look forward to meeting you.

RESPONSIBILITIES

As Hospitality Experience Coordinator, you will play an important role in developing, organising and optimising our hospitality experiences.

You will work closely with the Hospitality Lead and act as a bridge between different teams such as Sales, Operations, Finance, Ticketing and F&B. You make sure that new ideas are not only inspiring, but also practically feasible and ready to be brought to our guests.

More specifically, this means that you will:

·       Research new hospitality services, experiences and opportunities for our different festivals and destinations.

·       Translate ideas into clear, attractive and sellable hospitality packages.

·       Build and manage an international database of suppliers and partners.

·       Contact new suppliers and collect information on availability, conditions and rates.

·       Compare quotations and support commercial negotiations.

·       Prepare cost calculations, margins and business cases.

·       Closely follow up on capacities, deadlines, payment terms and operational agreements.

·       Create and update product information, presentations, product sheets and commercial documentation.

·       Provide administrative follow-up for bookings and hospitality add-ons.

·       Collect information for future hospitality platforms and communication channels.

·       Help evaluate hospitality services after each event and identify opportunities for improvement.

MUST HAVES

You are someone who likes to take initiative and follow things through from A to Z. You combine a strong organisational approach with a commercial mindset and an eye for detail, without losing sight of the bigger picture.

In addition, you recognise yourself in the following:

·       You have experience in hospitality, events, travel, sales support, supplier management or a similar environment.

·       You are curious and enjoy exploring new possibilities and experiences.

·       You understand the commercial side of a product and feel comfortable with pricing and margins.

·       You work in a structured, accurate and independent way.

·       You build relationships easily with suppliers, partners and colleagues.

·       You have a strong sense of quality and understand what guests expect from a premium experience.

·       You work smoothly with spreadsheets, databases, presentations and digital tools.

·       You communicate professionally in Dutch and English. Knowledge of French or another language is a plus.

·       You are flexible during busy festival periods and open to occasional travel.

WE OFFER

You will join a growing hospitality team where there is still plenty of room to help build, bring in ideas and make an impact.

You will work on hospitality experiences for different Tomorrowland festivals and international destinations. One day you may be comparing new premium services, the next you may be developing a hospitality package or preparing a new go-to-market approach.

On top of that, you will get:

·       The opportunity to help shape the future of Tomorrowland Hospitality.

·       An international environment with unique projects and experiences.

·       A high level of responsibility and room for initiative.

·       A driven team where collaboration and entrepreneurship are key.

·       The opportunity to directly contribute to unforgettable experiences for guests from all over the world.